Így szól a NASA TM definíciója:

A tudásmenedzsment a megfelelő információt nyújtja a megfelelő embernek a megfelelő időben, ezzel segítve új tudás létrehozásában, megosztásában, oly módon, hogy mérhetően javítsa az egész szervezet teljesítményét.

Mi vezette a NASA-t az átgondolt tudásmenedzsment felé?

• Az alkalmazottak a NASA természeténél fogva nagyon speciális tudással rendelkeznek.
• A korábbi tapasztalatok, tudás integrálásának képessége kritikus lehet az egyes küldetések sikeressége és biztonsága érdekében.
• Növekvő nyugdíjba vonulók száma, akikkel a tudás egy része is elmegy.
• Az emberek átlagban az idejük 30%-át töltik információkereséssel.
• A Fortune 500 (a Fortune gazdasági lap szakértői által összeállított lista az Egyesült Államok ötszáz legnagyobb árbevételű nyílt részvénytársaságáról) 2/3-ának van tudásmenedzsment kezdeményezése, már 2002-ben.

A fentiek figyelembevételével célul tűzték ki a hatékonyság növelését, a “tudásvesztés” megakadályozását, a tudásvagyon növelésének ösztönzését.

Az első lépés a tudás azonosítása és megtalálása a szervezeten belül. A tudás létezhet tacit formában, az emberek fejében, implicit formában termékeinkben, szolgáltatásainkban és explicit formában dokumentumokban rögzítve.

Elengedhetetlen volt a kritikus sikertényezők számbavétele. Egyik legfontosabb felismerés a kulturális elfogadottság megteremtésének szükségessége. Ez jelenti az adattulajdonosok azonosítását (egyének, csapatok, szervezetek), a tudásmegosztás és újrafelhasználás gyakorlatának alkalmazását, ösztönzését.

Az általuk kifejlesztett rendszer három alapvető eleme az Emberek, a Folyamatok és Technológia.

Technikai megvalósítás

Ha beleássuk magunkat egy ilyen rendszer követelményeibe, láthatjuk hogy, bonyolult, robosztus megoldást kell terveznünk, hiszen különböző szintű elemekről beszélünk (adat, információ, tudás), melyeknek különböző megnyilvánulási formái lehetnek (tacit, explicit, implicit), és különböző forrásokból, különböző formátumokban kell tudni kezelni ezeket. És akkor még nem beszéltünk a kommunikációs, csoportmunkát támogató, vagy mára megszokott web 2.0-s szolgáltatásokról.

Megfelelő tudásmenedzsment rendszer kiválasztásánál mindig az adott vállalat központi üzleti folyamataira kell összpontosítani. Nem létezik mindent kielégítő egyetlen rendszer. Óvakodjunk az egyszerű rendszerektől, mert a tudás egy vállalatnál mindenhol jelen van és ezek kinyeréséhez, feldolgozásához, megosztásához különböző eszközök szükségesek!

Tudásmenedzsment rendszer felépítését három nézőpontból tervezhetjük meg:

• Eljárások: arra fókuszálunk, hogy milyen módon végzik az emberek mindennapi munkájukat az adott szervezetben (hogyan és miért)
• Szolgáltatások: ki lesz segítségükre a tudásmegosztásban és ki fogja karbantartani az eszközöket, folyamatokat (ki)
• Rendszerek: milyen IT infrastruktúra szükséges az eljárások és szolgáltatások, végfelhasználók általi hatékony eléréséhez (mit és hol)

A rendszer felépítését röviden az alábbiak szerint lehet felvázolni:

Felhasználói felület – vállalati portál különböző hozzáférési csatornákkal, érdeklődési kör, tudományágak szerint.

TM funkciók – virtuális csapatmunka-környezet, taxonómia a tartalmak rendezett tallózásához, robosztus keresési lehetőségek.

Infrastruktúra alkalmazások – tartalom-, dokumentum-, metaadat menedzsment.

A megvalósított rendszer az alábbi sikertényezők alapján ítélhető meg:

• Elérhetőség, kereshetőség, könnyű használat
• Nagy mennyiségű anyagok elmentésének képessége
• Az adattár gazdagsága, mely területekről és milyen mélységben érhetők el az információk
• Az eligazodást segítő szolgáltatások megléte, mint például online help, help desk, gyakran feltett kérdések
• Információk hitelessége, karbantartása, pontossága

A NASA Technológiai Kaliforniai Intézet Sugárhajtású Laboratórium tudásmenedzsmenttel kapcsolatos tervei 2003 és 2025 között.

Újszerű megoldások, keresés a közösségi hálózatban

Olyan speciális kereső alkalmazást fejlesztettek, mely képes a wiki-ben megismert módon, hálózati kapcsolatok szemléltetésére és ezáltal emberek, szervezetek, projektek, szakértelmek kapcsolatait vizualizálni. POPS (People, Organizations, Projects, Skills)

Másik látványos megvalósítás a Second Life-ban létrehozott “felfedező sziget”. Ez egy virtuális személyiség által vezérelhető környezetet biztosít az együttműködéshez, képzéshez, tervezési feladatokhoz.

NASA Knowledge Management Team honlapja