Ha azt mondom vállalati blog, első hallásra joggal mondhatnád, hogy ez egy oximoron. A blog mégis csak egy személyes, közvetlen műfaj és ha ezzel vállalati marketingesek próbálkoznak termék- és szolgáltatás hirdetési céllal, az néha erőltetett tud lenni.

Szerencsére vannak pozitív példák és az ellentét csak látszólagos. A sikeres vállalati blogok nem pusztán a nyomni kívánt termékekről szólnak, hanem szélesebb perspektívával írnak iparágról, érdekes hírekről, esettanulmányokat közölnek, szakértői tudást adnak át, vagy csak egyszerűen egyedi a hangvételük. A perspektíva és téma fókuszának helyes megválasztása fontos, mert a látogatók mégiscsak egy konkrét témában remélnek írásokat. A Lenovo PC gyártó nyolc témában indított blogot például design, közösségi kommunikáció, üzleti stratégia vagy oktatási témában.

Őrizzük meg a személyes műfajt! A blog legyen közvetlen, színes, érdekes. A látogatók nem fogják szeretni az arctalan vállalati sablonszövegeket. Vannak olyan márkák, melyek mellé sikeresen társíthatók humoros, egyedi tartalmak. Jó példa lehet erre a Southwest légitársaság Nuts About Southwest blogja.

Nem árt, ha a látogatók olyan tartalmat kapnak, melyhez máshol kevés eséllyel jutnak hozzá. Ha vállalatunk egyedi, piacvezető valamilyen témában, akkor ezt meg lehet támogatni érdekes háttérinformációkkal. Lásd a BBC The Editors blogja, mely a BBC színfalai mögé enged betekintést a látogatónak.

Nem mellékes szempont, hogy a vállalati blog segíthet felszínre hozni a tacit tudást, mely a vállalati tudástőke fontos forrása. A tacit tudás az alkalmazottak fejében felhalmazódott tudás, tapasztalat. Ennek a tudásnak az előcsalogatása és rögzítése, rendszerezése az egyik legnehezebb feladat a vállalati tudásmenedzsment rendszerek kialakítása során.

Blog készítés és blog fejlesztés, blog tartalom írás >>

Így szól a NASA TM definíciója:

A tudásmenedzsment a megfelelő információt nyújtja a megfelelő embernek a megfelelő időben, ezzel segítve új tudás létrehozásában, megosztásában, oly módon, hogy mérhetően javítsa az egész szervezet teljesítményét.

Mi vezette a NASA-t az átgondolt tudásmenedzsment felé?

• Az alkalmazottak a NASA természeténél fogva nagyon speciális tudással rendelkeznek.
• A korábbi tapasztalatok, tudás integrálásának képessége kritikus lehet az egyes küldetések sikeressége és biztonsága érdekében.
• Növekvő nyugdíjba vonulók száma, akikkel a tudás egy része is elmegy.
• Az emberek átlagban az idejük 30%-át töltik információkereséssel.
• A Fortune 500 (a Fortune gazdasági lap szakértői által összeállított lista az Egyesült Államok ötszáz legnagyobb árbevételű nyílt részvénytársaságáról) 2/3-ának van tudásmenedzsment kezdeményezése, már 2002-ben.

A fentiek figyelembevételével célul tűzték ki a hatékonyság növelését, a “tudásvesztés” megakadályozását, a tudásvagyon növelésének ösztönzését.

Az első lépés a tudás azonosítása és megtalálása a szervezeten belül. A tudás létezhet tacit formában, az emberek fejében, implicit formában termékeinkben, szolgáltatásainkban és explicit formában dokumentumokban rögzítve.

Elengedhetetlen volt a kritikus sikertényezők számbavétele. Egyik legfontosabb felismerés a kulturális elfogadottság megteremtésének szükségessége. Ez jelenti az adattulajdonosok azonosítását (egyének, csapatok, szervezetek), a tudásmegosztás és újrafelhasználás gyakorlatának alkalmazását, ösztönzését.

Az általuk kifejlesztett rendszer három alapvető eleme az Emberek, a Folyamatok és Technológia.

Technikai megvalósítás

Ha beleássuk magunkat egy ilyen rendszer követelményeibe, láthatjuk hogy, bonyolult, robosztus megoldást kell terveznünk, hiszen különböző szintű elemekről beszélünk (adat, információ, tudás), melyeknek különböző megnyilvánulási formái lehetnek (tacit, explicit, implicit), és különböző forrásokból, különböző formátumokban kell tudni kezelni ezeket. És akkor még nem beszéltünk a kommunikációs, csoportmunkát támogató, vagy mára megszokott web 2.0-s szolgáltatásokról.

Megfelelő tudásmenedzsment rendszer kiválasztásánál mindig az adott vállalat központi üzleti folyamataira kell összpontosítani. Nem létezik mindent kielégítő egyetlen rendszer. Óvakodjunk az egyszerű rendszerektől, mert a tudás egy vállalatnál mindenhol jelen van és ezek kinyeréséhez, feldolgozásához, megosztásához különböző eszközök szükségesek!

Tudásmenedzsment rendszer felépítését három nézőpontból tervezhetjük meg:

• Eljárások: arra fókuszálunk, hogy milyen módon végzik az emberek mindennapi munkájukat az adott szervezetben (hogyan és miért)
• Szolgáltatások: ki lesz segítségükre a tudásmegosztásban és ki fogja karbantartani az eszközöket, folyamatokat (ki)
• Rendszerek: milyen IT infrastruktúra szükséges az eljárások és szolgáltatások, végfelhasználók általi hatékony eléréséhez (mit és hol)

A rendszer felépítését röviden az alábbiak szerint lehet felvázolni:

Felhasználói felület – vállalati portál különböző hozzáférési csatornákkal, érdeklődési kör, tudományágak szerint.

TM funkciók – virtuális csapatmunka-környezet, taxonómia a tartalmak rendezett tallózásához, robosztus keresési lehetőségek.

Infrastruktúra alkalmazások – tartalom-, dokumentum-, metaadat menedzsment.

A megvalósított rendszer az alábbi sikertényezők alapján ítélhető meg:

• Elérhetőség, kereshetőség, könnyű használat
• Nagy mennyiségű anyagok elmentésének képessége
• Az adattár gazdagsága, mely területekről és milyen mélységben érhetők el az információk
• Az eligazodást segítő szolgáltatások megléte, mint például online help, help desk, gyakran feltett kérdések
• Információk hitelessége, karbantartása, pontossága

A NASA Technológiai Kaliforniai Intézet Sugárhajtású Laboratórium tudásmenedzsmenttel kapcsolatos tervei 2003 és 2025 között.

Újszerű megoldások, keresés a közösségi hálózatban

Olyan speciális kereső alkalmazást fejlesztettek, mely képes a wiki-ben megismert módon, hálózati kapcsolatok szemléltetésére és ezáltal emberek, szervezetek, projektek, szakértelmek kapcsolatait vizualizálni. POPS (People, Organizations, Projects, Skills)

Másik látványos megvalósítás a Second Life-ban létrehozott “felfedező sziget”. Ez egy virtuális személyiség által vezérelhető környezetet biztosít az együttműködéshez, képzéshez, tervezési feladatokhoz.

NASA Knowledge Management Team honlapja

Egy definíció a tudásmenedzsmentre:

A tudásmenedzsment nem más, mint az intézményi szellemi tőke növelését, hatékony felhasználását célzó törekvések összessége.

Vállalatunknál megszámlálhatatlan mennyiségű adattal rendelkezünk, melyek önmagukban semmit nem jelentenek. Az információ az értelmezett adat, amikor az adatot már bizonyos jelentéssel ruházzuk fel. A tudás egy összetett, sokrétű fogalom, mint amilyen az ember maga. Jelenti szakértelmünket, tapasztalatainkat, áttekintő és elemző képességünket.

Miből állhat össze a vállalati tudástőke:

• Piaci/üzleti kapcsolatok.
• Strukturális tőke, mely jelenti az információs rendszereket, folyamatokat és szabályozásokat, szabadalmakat, stb. Mindaz, ami a munkatársak távozása után is megmarad.
• Emberi tőke, mely a dolgozók ismereteiből, tudásából, készségeiből áll össze.

Ízelítő azokból a tényezőkből, melyek motiválhatják a tudásmenedzsmenttel való tudatos foglalkozást:

• Gyorsabb információ elérés vállalaton belül
• Rövidebb, új termék-fejlesztési ciklus elérése
• Innováció, szervezeti fejlődés elősegítése
• Szakértelem kihasználása a teljes szervezet számára
• Személyek közötti kapcsolatok erősítése
• Üzleti környezetünk jobb megismerése és kiaknázása
• Hatékonyabb problémamegoldás
• Szellemi tőke és szellemi tulajdon kezelése, kézbentartása (szaktudás, know-how, szabadalmak, …)

Pár gondolat arról, milyen negatív jelenségek kezelésére jelenthet megoldást:

• Szakmai jártasság, szakértői tudás, értékes tapasztalatok és munkakapcsolatok vállnak semmivé, mihelyst mindezek birtokosa elhagyja a céget.
• Az intézmény nincs tudatában annak, milyen információkat birtokol.
• A rendelkezésre álló információk halmaza széteső, rendezetlen, nincs szerkezete, nem összpontosul célok köré.
• Az emberek egyszerre szenvednek az információk tömegétől és az ismeretek hiányától.
• A tanulságok és a tapasztalatok megosztásának nehézsége oda vezet, hogy rengeteg idő és pénz megy veszendőbe az egyszer már megoldott feladatok újbóli megfejtésére, nem használják ki a drágán megszerzett információt, még kevésbé használják fel ugyanazt új módon.
• A meglévő nyilvántartások hiányosak, rosszak.